Hướng dẫn chi tiết biên mục tài liệu trong KOHA

Biên mục (Cataloging) là linh hồn của quản trị thư viện. Trong Phần mềm quản lý thư viện miễn phí KOHA, quy trình này được thiết kế để tuân thủ chặt chẽ các tiêu chuẩn quốc tế như MARC21 và ISBD.

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước để bạn thực hiện biên mục một cuốn sách mới.

1. Chọn chế độ Biên mục

Koha cung cấp hai cách chính để đưa dữ liệu vào hệ thống:

Biên mục gốc (Original Cataloging): Tự nhập tay toàn bộ thông tin.
Biên mục sao chép (Copy Cataloging - Z39.50): Tìm và tải dữ liệu từ các thư viện lớn khác (như Thư viện Quốc hội Mỹ - LC) để tiết kiệm thời gian.

2. Quy trình Biên mục sao chép (Khuyên dùng)

Đây là cách nhanh nhất để có một biểu ghi chuẩn xác.

Vào Cataloging > chọn New from Z39.50/SRU.
Nhập thông tin tìm kiếm (thường là ISBN hoặc Tên sách).
Nhấn Search. Hệ thống sẽ liệt kê các kết quả từ các máy chủ đã cấu hình (như WorldCat, LC).
Nhấn Import tại dòng kết quả khớp nhất. Toàn bộ các trường MARC sẽ được tự động điền vào mẫu.

3. Quy trình Biên mục gốc (Từng bước chi tiết)

Nếu cuốn sách của bạn không có trên mạng, hãy làm theo các bước sau:

Bước 1: Chọn khung biên mục (Framework)

Tại giao diện Cataloging, nhấn New record.
Chọn khung phù hợp (ví dụ: Books, Monographs hoặc Default framework).

Bước 2: Nhập các trường dữ liệu chính (MARC tags)

Giao diện biên mục của Koha chia thành các tab từ 0 đến 9. Bạn cần đặc biệt lưu ý các trường sau:

Tab 0 (Control fields): * 000 - Leader: Nhấp vào biểu tượng dấu ba chấm để hệ thống tự tạo mã định danh biểu ghi.
- 020$a: Nhập số ISBN.
- 082$a: Nhập chỉ số phân loại DDC (ví dụ: 005.133 cho sách Python).
Tab 1 (Main Entry):
- 100$a: Tên tác giả chính (Họ, Tên).
Tab 2 (Title & Edition):
- 245$a: Nhan đề chính của sách.
- 245$c: Thông tin trách nhiệm (Tác giả, người dịch).
- 250$a: Thông tin xuất bản (ví dụ: Tái bản lần 2).
- 260$a, $b, $c: Nơi xuất bản, Nhà xuất bản, Năm xuất bản.
Tab 3 (Physical Description):
- 300$a: Số trang (ví dụ: 350 tr.).
- 300$c: Kích thước (ví dụ: 24 cm).

Bước 3: Lưu biểu ghi (Bibliographic Record)

Sau khi nhập xong, nhấn Save. Lúc này bạn đã tạo xong phần "Hồn" (Thông tin thư mục) của cuốn sách.

4. Thêm Đăng ký cá biệt (Items/Holdings)

Sau khi lưu, Koha sẽ chuyển bạn sang giao diện Add Item. Đây là lúc bạn khai báo thực thể vật lý của cuốn sách đó:

952$a & $b: Chọn thư viện gốc và thư viện hiện tại.
952$c: Vị trí trên giá (Shelving location).
952$p: Mã vạch (Barcode) - Quét mã vạch dán trên sách vào đây.
952$o: Ký hiệu xếp giá (Call number).
952$y: Loại tài liệu (Book, DVD, Reference...).

Nhấn Add item để hoàn tất.

Mẹo nhỏ cho Thủ thư

Sử dụng phím tắt: Trong giao diện MARC, nhấn Ctrl + S để lưu nhanh.
Mã hóa tự động: Tại các trường có dấu ba chấm bên cạnh, hãy nhấp vào đó để Koha hỗ trợ bạn điền đúng định dạng chuẩn MARC21.

Bạn có muốn tôi giải thích rõ hơn về cách thiết lập một "Khung biên mục" (Framework) riêng để lược bỏ các trường MARC không cần thiết không?